امروزه ما شاهد دعاوي مختلف مربوط به اموال منقول و غير منقول هستيم كه از مهمترين دلايل آن مي توان به مسئله افول جايگاه اسناد رسمي اشاره كرد.

ما از عمل به ماده 46 و 47 قانون ثبت عدول نموده ايم و در رويه عملي خود از موضوع ثبت اسناد اجباري صرف نظر كرده ايم نتيجه اين كه دادگستري را با انواع و اقسام ادعاهاي مختلف روبرو نموده ايم مسلما افراد در تنظيم سند در روابط خود با يكديگر آزادند و مي توانند آن را به صورت سند عادي و يا رسمي تنظيم كنند اما در خصوص عقود و معاملات راجع به املاك و حقوق مربوط به آن ملزم به تنظيم سند رسمي مي باشند رسميت اين سند در دفتر اسناد رسمي از هرگونه اختلاف، تقلب و تزوير جلوگيري مي كنند و زمينه اختلاف را كاهش مي دهد، و اين از باب قاعده تغليب منافع عمومي بر منافع خصوصي هم ضرورت دارد، كليه عقود معاملات راجع بعين يا منافع املاك كه قبلا در دفاتر املاك ثبت شده معاملات نسبت به اين گونه اسناد كه سابقه ثبت دارند طبق قانون بايد به وسيله سند رسمي انجام شود حتي عذر نبودن دفتر اسناد رسمي در محل مسموع نيست اين بدان علت است كه معمولا در تنظيم و ثبت اسناد راجع به غير منقول در دفاتر اسناد رسمي احتياطات لازم و تشريفات مخصوصي به عمل مي آيد.

به نظر مي رسد حتي افراز، وصيت نامه هاي تمليكي راجع به اموال غير منقول نيز ثبت آن اجباريست و هر گاه به ثبت نرسد بر طبق ماده 48 قانون ثبت در هيچ يك از ادارات دولتي و دادگاهها پذيرفته نخواهد شد اگر چه كسي كه سند مزبور عليه او ابراز شده به پذيرش آن رضايت دهد قانونگذار در سال 75 در مورد اسناد به جايي از ضرورت رسيد كه چنانچه كسي اقدام به عقد ازدواج دائم يا طلاق بدون ثبت در دفاتر اسناد رسمي طلاق يا ازدواج نمايد به عنوان يك ترك فعل مجرمانه قابل تعقيب خواهد بود در اين باب چند نكته توصيه مي شود:

1 يكي از اقدامات مهم اجرايي در اين خصوص توسيع ادارات ثبت اسناد است كه با توجه به ظرفيت قانوني ايجاد شده كه اجازه تأسيس اداره ثبت در همه بخشها هم داده شده باعث سرعت در عمل تنظيم اسناد و پاسخ استعلامات خواهد شد.

2 تبليغ فرهنگ و آثار مثبت ثبت معاملات و هر گونه عمل حقوقي در دفاتر اسناد رسمي.

3 كاهش هزينه ثبت اسناد در دفاتر و توسعه دفاتر مذكور، معمولا  مشاهده مي شود كه سازمان ثبت اسناد و املاك تلاش مي كند در بودجه سالانه بخشي از درآمد خود را با تسنيد قانوني به ثبت برگرداند نظر به اينكه سازمان ثبت بخشي از قوه قضائيه است و سازمانهاي وابسته هر كدام به قدر حصه خود بايد در موضوع دسترسي سريع و محسوس مردم به عدالت نقش شايسته ايفا كنند نظام قضايي در قبال اين كسب درآمد اندك هزينه هاي زيادي را بايد در حل و فصل دعاوي و شكايات ناشي از آن متحمل شود چنانچه با انديشه اقتصادي هم به موضوع نگاه شود نظام قضايي مغبون است، آن گونه كه ما به ضرورت توسعه مشاوره حقوقي اقدام نموده ايم كه مردم با كمترين هزينه بتوانند به مشاوران حقوقي دسترسي پيدا كنند و بلاشك در آينده كاهش دعاوي و ارتقاء كيفيت رسيدگي ها را بدنبال خواهد داشت اگر دفاتر اسناد رسمي به راحتي در دسترس مردم قرار گيرند نتيجه اشعاري افزون خواهد شد.

4 مكانيزه و شبكه اي كردن همه دفاتر اسناد رسمي با سازمان ثبت جهت سرعت كار (شبكه اي شدن نظام ثبتي)

5 امروز مشاهده مي شود رئيس محترم قوه قضائيه در تكاپوي بكارگيري انديشه مثبتي در خصوص دفاتر و بنگاههاي معاملاتي هستند چون بررسي آمار مشخص شده ريشه تعداد بيشماري از دعاوي و اختلافات به سبب تنوع و تعدد و عدم آگاهي تنظيم كنندگان اين قراردادهاست نتيجه اينكه زحمت و مشكلات آن براي مردم و دادگستري است و منافع آن براي آقايان ـ خوشبختانه قانونگذار در سال 1317 در خصوص بنگاههاي معاملاتي چاره انديشي كرده اما در عمل قانون مذكور متروك مانده است. عنايت به مفاد بعضي موارد قانون مذكور خالي از لطف نيست:

• هر دلال ملكي بايد اطلاعات فني متناسب با اموري كه عهده دارد داشته باشد.

• كسي كه مي خواهد تصدي به دلالي نمايد براي جبران خساراتي كه ممكن است قانونا از عمليات او متوجه اصحاب معامله شود بايد به يكي از طريق زير تأمين بدهد (پرداخت وجه الضمان ـ دادن وثيقه غير منقول يا سهام ـ ضمانت يكي از تجار معتبر يا بانك) ، رعايت اين بند موجب دقت و پيشگيري خواهد شد.

• مقام صالح براي صدور پروانه دلالي معاملات ملكي اداره كل ثبت اسناد و املاك است.

• هر دلال معاملات ملكي علاوه بر دفاتري كه مطابق قانون تجارت ملزم به داشتن آنهاست بايد دفتري داشته و در آن هر عمل دلالي را كه بار مراجعه مي شود به ترتيب تاريخ و شماره ثبت و توضيحات زير را مطابق اسناد و مدارك مراجعه كننده در ستونهاي مربوط قيد نمايد.

• دلال مكلف است پس از قيد مراتب فوق دفتر را به امضاء مراجعه كننده برساند و بعد از انجام امري كه به او مراجعه شده نتيجه را در ستون مخصوص دفتر با قيد تاريخ انجام و تعيين دفتر اسناد رسمي كه معادله در آن ثبت شده نوشته و امضاء نمايد.